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朝科文〔2009〕33号:北京市朝阳区科技计划项目档案管理暂行办法

时间:2009-08-24 17:10   

(2009年7月10日) 

第一章  

第一条 为强化朝阳区科技计划项目管理,规范科技计划项目档案工作,有效保护和利用国家科技信息资源,依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书管理保管期限规定》和《北京市科技计划项目(课题)档案管理办法》,结合朝阳区科技计划项目管理的特点,制定本办法。

第二条  朝阳区科技计划项目档案(以下简称项目档案),指相关单位或个人在科技项目的立项、评估、研究、审计、验收、成果推广应用等全过程中形成的,应该归档保存的各种类型及载体的原始记录。

项目档案分为项目管理档案和项目研究开发档案(以下简称项目研发档案)两部分。项目管理档案包括朝阳区科学技术委员会(以下简称区科委)、项目承担单位、各受托单位在项目管理过程中形成的应当归档保存的文件。项目研发档案指项目承担单位在项目研究开发过程中形成的应当归档保存的文件。

第三条  本办法适用于区科委立项,并由朝阳区财政拨款支持的项目档案的形成与管理。

第四条  项目档案是科技计划项目实施过程中各项工作的真实记录,是国家、北京市及朝阳区重要的科技信息资源,应按照集中统一管理的原则做好项目档案工作,确保项目档案的真实、完整、准确、安全和有效利用。

第五条  区科委主管科技项目档案工作。区档案局是项目档案工作的监督部门。

第六条  项目承担单位要为项目档案管理提供必要的服务与保障条件,其发生的费用依据《北京市朝阳区科技计划项目经费管理办法》执行。

 

第二章 项目档案管理职责

    第七条  区科委接收、保管各项目相关单位移交的项目管理档案,对项目负责人、专兼职档案管理人员(简称档案员)等相关人员进行业务培训。

第八条  项目承担单位负责项目文件的形成、积累,保证项目文件真实、完整、准确并及时归档;按归档范围接收或移交相关档案。

项目组人员中应指定专(兼)职的档案管理人员。项目负责人对本项目的档案工作负有领导职责,档案员按照本办法要求督促项目成员形成、积累项目文件,负责项目文件的整理和归档。

项目成员在档案员的指导下形成规范的文件,在所承担的项目研发工作完成后一个月内,将应归档的文件移交档案员管理。

第九条  各受托单位(监理单位、招标代理单位、评估评审单位、审计单位、其他受托单位)负责向区科委移交受托工作形成的档案,保证其真实、完整、准确。

 

第三章 项目档案管理要求

第十条  区科委、项目承担单位、各受托单位按照《项目档案归档范围及保管期限表》(见附件)移交或保存项目档案。

第十一条  项目承担单位在项目验收后三个月内向所属单位档案部门移交项目档案;各受托单位在完成受托工作三个月内,向区科委移交受托工作形成的档案。

撤销、终止项目单位在接到撤销、终止通知后一个月内向所属单位档案部门移交项目档案。

第十二条  项目档案必须是原件和定稿,其载体与记录材料具有耐久性,字迹工整、图样清晰,签署手续完备。

项目档案归档包括纸质档案与电子档案各一套,其电子档案应当符合国家有关电子文件归档要求。

第十三条  项目管理档案按照《朝阳区归档文件整理办法(试行)》整理;项目研发档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T118222000)整理;项目财务文件按照财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》整理。

第十四条  归档前项目文件应有统一的保管装具和固定的保管场所,有确保文件实体安全和信息安全的必要措施;归档后的项目档案保管执行《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的相关规定。

第十五条  国家秘密项目档案管理依照《中华人民共和国保密法》、《科学技术保密规定》执行。

第十六条  相关单位或个人不得拒绝移交项目档案或者将档案据为己有。

不按时移交项目档案或移交档案质量存在严重缺陷的,将作为项目负责人及直接责任者的不端科研行为记录在案,并取消其三年内申报朝阳区科技计划项目的资格;情节严重者,区科委提交档案行政管理部门依据档案法律法规予以查处。

第十七条  项目负责人对项目档案的真实、完整、准确性负责。区科委组织的项目验收应包括对项目档案的验收。100万元以上的重大项目或区科委认为必要时,可以会同区档案局组织对项目的档案验收,对不符合要求的档案提出整改意见,直至验收合格。

 

第四章  

 

第十八条  本办法未尽事宜,参照《北京市科技计划项目(课题)档案管理办法》和档案管理相关规定执行。

第十九条   本办法由区科委和区档案局负责解释。

第二十条   本办法自200981日起施行。


朝阳区科技计划项目(课题)档案归档范围与保管期限表

 

★永久保存    △保存30    √保存10

序号

     

区科委

项目承担单位

受托单位

*1

项目建议书及其他相关材料

 

*2

项目可行性报告及相关论证意见

 

3

项目经费预算评审意见

*4

项目立项确认书

 

*5

项目(课题)任务书

 

6

项目招投标相关材料

 

7

项目监理相关材料

 

8

科技保密协议书

 

9

项目(课题)变更申请书

 

10

项目(课题)变更通知书

 

11

项目(课题)撤销、中止申请书

 

12

项目(课题)撤销、中止通知书

 

*13

项目(课题)执行情况报告书

 

*14

项目(课题)验收材料(含总结报告、工作报告、技术报告、专著、论文等)

 

15

课题样机、样品的图片

 

16

项目(课题)有关产品测试报告、检测报告及用户意见报告

 

*17

项目通过验收通知书

 

18

项目(课题)经费年度决算表

 

*19

项目(课题)经费总决算表

 

*20

项目(课题)专家验收意见及专家签到表

 

21

项目(课题)审计委托协议

22

项目(课题)结题审计报告

23

课题科技查新和检索报告

 

24

成果推广应用经济效益和社会效益证明

 

25

成果推广应用方案和总结文件

 

26

软科学成果评审证书

 

27

科技成果检测鉴定报告

 

28

科技成果登记表

 

29

项目(课题)所获成果、专利一览表

 

30

成果转让合同及有关文件

 

 

31

技术合同认定登记文件

 

 

32

项目财务文件

 

见注2

 

33

政府采购项目文件

 

见注3

 

34

项目设备档案与固定资产清单

 

 

35

课题实施责任书

 

 

36

项目(课题)实验、测试、观测原始记录

 

 

37

项目(课题)实验、测试、观测分析报告

 

 

38

课题研究活动照片与声像文件

 

 

39

课题设计及综合分析文件

 

 

40

其他相关重要文件

       

注:1序号前加*号的为必备档案。

    2.项目(课题)财务文件包括项目(课题)进行中形成的会计凭证、会计账簿和财务报告以及预决算、审计等有关财务性文件。其归档范围和保管期限参照财政部、国家档案局颁发的财会字[1998]32号文件《会计档案管理办法》以及《北京市科技计划项目(课题)经费管理办法》的有关规定执行。

3.政府采购项目文件归档范围和保管期限参照北京市财政局颁发的京财采购[2005]1006号文件《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》的规定执行。

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